Условия, при которых возмещаются затраты на аренду квартиры
Организация вправе выплачивать компенсацию за наем жилья работникам, вынужденным выполнять трудовые обязанности вне места своего постоянного проживания. Трудовое законодательство обязывает работодателя возмещать расходы на переезд и устройство работника в случае вынужденного переезда (ст. 169 ТК РФ). Компенсация за аренду жилья работникам в составе таких расходов не называется. Но компания вправе прописать такую компенсацию в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.
Документы, необходимые для возмещения
Перечислим, какие документы нужны для компенсации арендного жилья. Обычно требуется всего 2 документа
- Заявление работника о возмещении ущерба.
- Копии договора аренды, платежных документов.
Образец заявления
Организация вправе не компенсировать понесенные работниками расходы, а самостоятельно арендовать жилую площадь для размещения работников и предоставить ее в пользование работникам, вынужденным изменить место жительства. В этом случае вам необходимо:
- Договор аренды жилого помещения.
- Договор безвозмездного пользования квартирой работником.
Собрав пакет документов, оформить приказ о компенсации жилья или предоставлении служебной квартиры в пользование.
Нужно ли удерживать НДФЛ и страховые взносы
Регулирующие органы относят компенсации на оплату жилья работнику по трудовому договору к выплате заработной платы (Письмо Минфина от 14.01.19 № 03-04-06/1153) и считают, что они выплачиваются:
- Подоходный налог;
- Страховые взносы.
Как предоставление безвозмездного проживания в служебной квартире, так и возмещение затрат на наем жилья работнику являются доходом физического лица. Следовательно, они облагаются налогом на доходы физических лиц в полном объеме (статья 422 НК РФ).
Поскольку компенсационная выплата производится в рамках трудовых отношений и не входит в необлагаемые налогом (ст. 422 НК РФ), она включается в базу для налогообложения страховых взносов в полном объеме.
| Как компенсируются затраты сотруднику | Как определить налогооблагаемую базу |
|---|---|
| Выплачивается возмещение расходов | Сумма компенсационной выплаты |
| Предоставляется служебная квартира | Сумма арендного платежа, уплачиваемого организацией |
Отражаем в бухгалтерском учете и учитываем для целей налогообложения
В бухгалтерском учете расходы на возмещение арендных платежей за квартиру включаются в состав расходов по основной деятельности. Проводки формируются следующим образом:
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начислено возмещение арендных платежей работнику | 26, 44 | 73 |
| Возмещение расходов на аренду выплачено работнику | 73 | 50, 51 |
| Арендные платежи за квартиру организацией учтена в расходах | 26, 44 | 60, 76 |
| Арендные платежи перечислены арендодателю | 60, 76 | 51 |
| Удержан НДФЛ | 70 | 68 |
| Начислены страховые взносы | 26, 44 | 69 |
В налоговых расходах компенсация за аренду жилья работникам признается только в размере, не превышающем 20% начисленной заработной платы работника. Дело в том, что Минфин относит такие выплаты к заработной плате в натуральной форме (Письмо от 14 сентября 2016 г. № 03-04-06/53726, ст. 131 ТК РФ). Отстоять право на учет возмещения арендной платы работникам при исчислении налога на прибыль в большем размере можно будет только в суде.