Электронная и бумажная переписка
Современные технологии позволяют вести деловое общение с партнерами или государственными органами как на бумаге, отправляя сообщения по обычной почте или факсу, так и в электронном виде через Интернет. Но детали делового письма не зависят от способа переписки. Они одинаковы абсолютно для всех бланков, чтобы постоянно не думать о том, какие реквизиты включаются в бланк, а что там указывать не нужно. Например, любой грамотный делопроизводитель знает, что реквизит «адресат» в бланке письма не указан, ведь его данные указаны на конверте, а обращение прямо в тексте.
В качестве инструкции по грамотному составлению бланка можно использовать ведомственные пособия. Например, в Приказе Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 февраля 2017 г. № 25 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» есть много рекомендаций по официальной переписке. В частности, указано, что при составлении делового письма необходимо использовать этикетные фразы «Уважаемый...!», которые должны располагаться в начале документа, над текстом, а также фразу «С уважением, ...», который должен быть написан в заключительной части над подписью. При этом верхнюю фразу желательно напечатать, а вот нижнюю «С уважением» руководитель организации может написать от руки, когда подписывает сообщение. Это хорошая форма.
Детали бланка письма
Деловая переписка имеет ряд особенностей, отличающих ее от других сообщений:
- Стиль письма;
- Содержание;
- Указание определенных данных отправителя.
Последний пункт напрямую касается обязательной информации, которую необходимо указать в сообщении. Для того чтобы их указание было быстрым и одинаковым для всех адресатов, обычно используют фирменные бланки. Это форма, в которой верхний или левый угол указывает:
- Название компании (обычно дополняется логотипом).
- Юридический и почтовый (если они разные) адреса.
- Базовые коды (ИНН, ОКПО).
- Телефоны, факс и адрес электронной почты.
- Банковские реквизиты (необязательно).
Ниже принято оставлять строки для указания номера исходящего документа и его даты. Пример электронного письма с угловыми реквизитами может выглядеть примерно так:
Особенности деловой переписки.
Из приведенного выше примера видно, что детали делового письма могут быть весьма лаконичными. В зависимости от темы и адресата они могут быть изменены и дополнены. Например, если тема — требование об уплате долга, желательно дополнить шапку данными банковского счета, чтобы адресат мог их увидеть и при желании мог сразу выполнить требование. Кстати, само письмо может быть:
- Сопровождая;
- Отвечать;
- Требование;
- Требовать;
- Ходатайство;
- Заявление;
- И т.п.
В зависимости от этого меняется и стиль написания делового письма. В тексте можно оперировать данными различных документов, соблюдая при этом требования по защите персональных данных.
Отдельно необходимо упомянуть о внутренней переписке в организации. Отчетность и служебные записки также являются частью деловой переписки, но к их реквизитам применяются другие требования. Их не обязательно оформлять на бланке, достаточно указать в шапке должность и фамилию, имя, отчество получателя, а также данные отправителя (должность, Ф.И.О.), указание что в данном случае обязательно.
Подпись
Официальные бумаги, присылаемые организацией, может подписывать не только ее директор. Служебное письмо может подписать любой непосредственный исполнитель, составивший сообщение. Иногда, если начальник все-таки ставит подпись, внизу официального письма должны быть указаны реквизиты исполнителя с номером его телефона, чтобы адресат мог обратиться к лицу, знающему суть дела, с возникшими вопросами. . Это может выглядеть так: