Начало инвентаризации
Любая инвентаризация начинается с издания приказа о проведении инвентаризации и утверждения инвентаризационной комиссии. В состав этой комиссии должны входить представители руководства организации (директор или его заместитель), бухгалтер и материально ответственное лицо. Например, продавец, кассир, заведующий складом и т. д. К инвентаризации могут привлекаться и другие сотрудники.
После утверждения состава комиссии в нее поступают последние входящие и исходящие документы/отчеты о движении материальных ценностей. Эти документы для определения остатков продукции к началу инвентаризации визируются председателем с отметкой «до инвентаризации на «_» (дата)».
Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы на остатки продукции к началу инвентаризации сданы в бухгалтерию или переданы в комиссию.
На время проведения инвентаризации остатки продукции запрещается перемещать, вывозить со склада или отдавать покупателям.
Продажа товарных остатков при инвентаризации допускается только в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации. Продукция в таких случаях реализуется материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Проверка остатков товара при инвентаризации
На следующем этапе комиссия пересчетом проверяет фактическое наличие остатков товара на складе/в магазине. Данная процедура должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.
При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться методическими рекомендациями, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В приложениях к настоящему приказу также приведены типовые формы документов, составляемых в процессе и по результатам инвентаризации.
Перед началом пересчета остатков составляется инвентарная ведомость (форма № инв-3 по ОКУД 0309003). Опись составляется в двух экземплярах, один из которых впоследствии передается в бухгалтерию для сверки с данными бухгалтерского учета, а второй передается материально-ответственному лицу.
После этого необходимо будет получить расписки от материально ответственных лиц о том, что все расходные и приходные документы переданы в бухгалтерию организации. Эта квитанция выдается в виде самой инвентарной ведомости. Также они расписываются, что все товарные остатки были оприходованы к моменту начала инвентаризации, а те, что были выбыты, списаны на расходы.
Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. Например, терминалы сбора данных, считывающие коды готовой продукции путем сканирования и автоматически формирующие инвентарные ведомости по результатам считывания информации со всех товарных ящиков.
После фактического пересчета остатков продукции полученные данные можно заносить в инвентаризацию. В описи ничего указать со слов участников инвентаризации невозможно. Готовая продукция и ее остатки отражаются в инвентаре по каждой отдельной позиции. В описи указывают вид, группу, количество, артикул и другие характеристики продукции, принятой в учете организации.
Инвентаризация проводится последовательно по местам хранения в порядке расположения продуктов в помещении. После того, как продукты в помещении полностью проверены и включены в опись, помещение закрывают и при необходимости опечатывают, и проверяющие переходят к проверке следующего помещения.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, в которых хранятся товары, должны быть опечатаны при выезде инвентаризационной комиссии (письмо Минфина от 03.10.2018 № 07-01-10/71098).
При этом в перерывах в работе инвентаризационной комиссии (в обеденное время, ночью, по другим причинам) инвентарные запасы должны храниться в шкафу/сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Инвентаризация новых и недостающих продуктов
Если в ходе инвентаризации в организацию поступает новая продукция, она принимается материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Такие товары отражаются отдельным товарно-материальным запасом – «Товары, полученные при проведении инвентаризации». В нем отражаются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер документа прихода, наименование товара, его количество, цена и сумма. После инвентаризации новая продукция зачисляется по товарному отчету.
Также отдельные описи составляются на продукцию, находящуюся в пути, на продукцию, отгруженную, но не оплаченную вовремя покупателями, а также на продукцию, которая находится на складах других организаций.
В описи продукции в пути по каждой отдельной отправке приводятся наименование, количество, стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера первичных документов.
В описях отгруженной, но не оплаченной продукции по каждой отдельной отгрузке указываются наименование покупателя, наименование продукции, сумма, дата отгрузки, дата выдачи и номер расчетного документа.
Товары на складах третьих лиц вносятся в опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описи указывается наименование товара, количество, сорт, стоимость, место хранения, номера и даты документов.
Подготовка результатов инвентаризации
После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если опись не содержит подписи хотя бы одного члена комиссии, результаты описи признаются недействительными. Кроме того, по окончании инвентаризации материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка проводилась в их присутствии и претензий к членам комиссии они не имеют.
Далее подписанные описи передаются в бухгалтерию, где сверяются с данными бухгалтерского учета.
Если по результатам инвентаризации будут выявлены расхождения между сведениями акта инвентаризации и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить акты сверки (форма № инв-19 по ОКУД 0309018). Они фиксируют суммы излишков и недостач.
По товарным остаткам, не принадлежащим организации, но хранящимся у нее, составляются отдельные ведомости. Акты сличений подписываются главным бухгалтером и материально ответственным лицом. После составления ведомостей руководитель организации подписывает приказ об утверждении результатов инвентаризации.
Выявленные излишки остатков продукции учитываются по рыночной стоимости. Соответствующая сумма зачисляется на финансовый результат или увеличение дохода. Недостача в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.
Недостача продукции сверх норм естественной убыли компенсируется за счет средств виновных. Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовые результаты или на увеличение расходов (п. 28 приказа Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
Документы, составляемые для списания недостачи сверх норм, должны содержать постановления органов следствия или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ во взыскании с виновных лиц убытков. Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации - в годовом отчете.