Все ли организации должны иметь утвержденную номенклатуру дел?
- Система государственного документального обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденная Коллегией Главного архива СССР 27 апреля 1988 г. Приказом Главного архива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 (п. 3.2.5);
- Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Коллегии Федерального архива от 6 февраля 2002 г. (п. 3.4);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2022 г. № 526;
- Методические указания по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны в соответствии с государственным контрактом № 073 от 30 ноября 2022 г. по приказу Федерального архивного ведомства).
Правовые рамки
Ниже приведен образец номенклатуры дел, предусмотренной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
- Наименование организации (полностью);
- Наименование структурного подразделения (полностью);
- Номер дела (по номенклатуре);
- Название дела;
- Срок хранения документов по номенклатуре. Например, срок хранения заказов по основной деятельности постоянный, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
Номенклатура дел представляет собой сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованиями законодательства и разным значением кадровой информации.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации, статьи 230, 230.1.
- Закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации», который обязывает хранить определенную документацию в сроки, установленные в нормативных актах.
- Приказом Федерального архива от 20.12.2022 № 236, которым утвержден Перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), определяющий обязанности всех организаций по различным видам документации, в том числе бухгалтерской, налоговой и кадровой.
- «Основные правила работы архивов организаций», утвержденные решением Коллегии Федерального архива от 6 февраля 2002 г. (носят методический и информационный характер).
Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все дела, накопившиеся в процессе работы. При его составлении необходимо руководствоваться различными нормативными документами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2022 год с новыми сроками хранения.
Законодательное регулирование
При этом в папку вшиваются только оригиналы оформленных и оформленных бланков, которые были изданы в одном календарном годовом периоде. Работы оформляются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в файле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) составляет 75 лет, так как она является основанием для составления описей дел постоянного и временного хранения.
Сроки содержания документации по НД
Номенклатура дел (НД) утверждается на начальном этапе работы предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел – экспертно-проверочная комиссия; сформированный документ согласовывается с ним. При утверждении НД приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и ведение дел. Все его функциональные обязанности указаны в должностной инструкции. Чаще всего номенклатуру дел отдела кадров на 2022 год (с новыми сроками хранения) ведет специалист отдела кадров.
Работодатель вправе разработать бланк карты самостоятельно. Но также можно использовать одну из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (с 2013 года она стала необязательной к использованию):
- Договор подряда;
- Полное имя и дата рождения;
- Место рождения и гражданство;
- Знание иностранных языков;
- Образование;
- Профессии;
- Опыт работы;
- Семейный статус;
- Семья;
- Удостоверение личности;
- Места жительства (по месту регистрации и фактическому);
- Номер телефона;
- Связь с воинской обязанностью;
- Кадровые перемещения;
- Сертификаты;
- Продвинутая тренировка;
- Переподготовка;
- Награды;
- Каникулы;
- Право на социальные пособия;
- Увольнения;
- Другие данные.
Что отражает личная карточка работника?
- 75 лет - срок хранения документов, оформление которых завершено до 2003 года, а также в отношении лиц, состоявших на государственной службе, не являвшейся гражданской гражданской службой;
- 50 лет - для документов, учет которых закончился после 2002 года.
- Система государственного документального обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденная Коллегией Главного архива СССР 27 апреля 1988 г. Приказом Главного архива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 (п. 3.2.5);
- Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Коллегии Федерального архива от 6 февраля 2002 г. (п. 3.4);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2022 г. № 526;
- Методические указания по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны в соответствии с государственным контрактом № 073 от 30 ноября 2022 г. по приказу Федерального архивного ведомства).
Номенклатура дел предназначена для группировки оформляемых документов в дела, систематизации и учета дел. Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении на уничтожение дел с истекшими сроками хранения.
Основные положения
Для отдельных организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива, нормативными правовыми актами могут быть также установлены требования по ведению номенклатуры дел. В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и условиях проведения Хранение документов акционерных обществ».
- Создайте оптимальные условия для хранения документов
- Сдать документы на хранение
- Соблюдать порядок выдачи файлов из архива
- Учитывать документы, их проверку и состояние
- Обеспечение физической и химической безопасности документов
Согласно новому приказу Федерального архива, журнал регистрации вводных инструктажей должен храниться 45 лет, а не десять, как раньше. Закон обратной силы не имеет, поэтому с февраля 2022 года обеспечить хранение документов по новому порядку.
Как изменились сроки хранения и что это значит для специалиста по охране труда?
- Если период до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет.
- Если оформление документов по этому документу завершено после 1 января 2003 года, то этот документ хранится менее 50 лет
Необходимо учитывать изменения в кадровом документообороте. Личные карточки работников, трудовые договоры, документы о приеме, переводе и увольнении с работы, оформленные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь должны храниться в течение 75 лет. А документы оформлены делопроизводством позже указанного срока - 50 лет.
Номенклатура дел на 2022 год (до 18 февраля 2022 года) также должна быть переделана. Однако полной разработки новой номенклатуры не потребуется. Достаточно внести отдельные правки, обратившись к новому Списку. Это можно сделать до конца текущего года.
Как быть с номенклатурой дел текущего года
Вступил приказ Федерального архива от 20.12.2022 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». в силу. Ранее (6 февраля 2022 г.) Минюстом был зарегистрирован новый Перечень № 57449.
18 февраля 2022 года руководитель Федерального архивного агентства (Росархив) подписал Приказ № 236 об актуализации перечня нормативно-управленческой документации. В нем изменяются нормативные сроки, предусмотренные для обязательного хранения документации по различным видам учета - налоговому, кадровому и бухгалтерскому. Рассмотрим подробнее внесенные изменения.
Сроки хранения по видам документации
Действующее законодательство предусматривает особые требования к хранению бухгалтерских документов. Для этого необходимо оборудовать отдельное помещение, в котором бы располагались шкафы или сейфы. Перечень нормативных требований к планировке таких складских помещений приведен в Правилах, утвержденных приказом Минкульта № 526 от 31 марта 2022 г. Для более эффективного управления складскими помещениями организация имеет возможность создавать собственный архив. В зависимости от объема документации архив структурно оформляется в самостоятельную административную единицу или входит в состав службы делопроизводства.
Бухгалтерская документация
Хранение данной группы документов регулируется № 402-ФЗ, принятым 6 декабря 2011 г. Статьей 29 Федерального закона определена продолжительность нормативного срока хранения всей учетной документации, равная 5 годам.
Документы о дисциплинарных взысканиях в отношении работников (п. "д" п. 434 перечня) - 3 года вместо 5 лет; заявления о потребности организации в иностранных работниках (п. 377 перечня) - один год вместо 5 лет; документы о состоянии и мероприятиях по улучшению условий и охраны труда (пункт 409 перечня) - 5 лет, а не бессрочно; книги, журналы, базы данных несчастных случаев на производстве, записи о несчастных случаях (п. 424 списка) - 45 лет, а не бессрочно. Образцы подписей материально-ответственных лиц теперь необходимо хранить в течение 5 лет после смены материально-ответственного лица.
Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. Перечень требований к обустройству таких хранилищ приведен в «Правилах», утвержденных приказом Минкульта от 31.03.2022 № 526. Организация может создать архив для хранения учетных документов. В зависимости от объема документов архив может быть как самостоятельным структурным подразделением организации, так и подразделением в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата).
Где и как хранить документы
Некоторые документы нужно будет хранить дольше, чем сейчас. Другие, наоборот, меньше. Например, график отпусков нужно будет хранить в организации три года вместо одного, а дисциплинарные книжки — три года вместо пяти.
Внутри дела бумаги подшиты по номерам и датам; при превышении 250 листов или объема (4 см) документ разбивается на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, они оформляются в разных случаях (например, приказы об отпуске по уходу за ребенком, приказы о неоплачиваемом отпуске и т. д.).
Правила хранения
В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации, - в виде предупреждения, штрафа, дисквалификации.
Ограниченный срок хранения
Документы с установленным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документация оформляется в установленном порядке для передачи в архив.
Срок хранения кадровых документов установлен законом: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из этой статьи.
Законодательное регулирование
- Зачем сохранять кадровые документы и от чего зависит срок их хранения
- Трудовой договор и список работников, занятых на опасном производстве
- Срок хранения кадровых документов на примере
- Таблица сроков годности
- Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать
- Полученные результаты
Сроки хранения документов по номенклатуре дел
На срок хранения дел, формируемых в кадровой службе, влияет множество факторов. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения этих документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).
Всем, кто впервые устроится на работу в 2022 году, не нужно будет оформлять бумажные трудовые книжки. Для них предусмотрены только электронные. До 2022 года те, кто решит перейти на электронную форму, не будут переведены в ЭТК, а бумажную книгу нужно будет вернуть под личную подпись.
Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел - (расшифровка - экспертная комиссия) архивная комиссия, с которой согласовывается сформированный документ. При утверждении НД приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и ведение дел.
Сроки хранения документов изменятся. Таблица с новыми сроками для бухгалтера и кадровика
Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении работника должно быть подкреплено основанием и документом. Документы должны быть заполнены, систематизированы и сохранены вовремя и в соответствии с правилами. Это управление персоналом.